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Lien vers l'application : NOTILUS application
Page dédiée à Notilus contenant des tutoriels et formulaires utiles (intranet) : page DAF NOTILUS

Demande de création d'un PROFIL NOTILUS (intranet) : demande CREATION PROFIL VOYAGEUR
Guide rapide SELECTION CODE SERVICE : tutoriel CODE SERVICE

Politique de voyage de l'université - délibération CA du 27/09/2024 (intranet) : POLITIQUE VOYAGE Lyon 2
Guide utilisateurs NOTILUS (intranet) : NOTILUS guide utilisateurs DAF

Sommaire du guide DAF utilisateurs NOTILUS :

• rappel du cadre réglementaire (diapositives 2-3)
• légende des éléments de la page d'accueil (diapositives 11-12)
• création de son ordre de mission et réservations transport & hébergement (diapositives 13-34)
• saisir son état de frais au retour de la mission (diapositives 35-39)
• légende des actions du workflow (diapositive 43)

Guide de la DAF* des personnels/doctorants en déplacement (intranet) : à venir / en cours d'actualisation
*DAF : Direction des Affaires Financières de l'université (pôle ordonnateur des dépenses de l'établissement)

• connexion avec vos identifiants de personnels/doctorants Lyon 2
• aller dans votre profil (icône "profil" sous le logo de l'université en haut à droite de la page)
• vérifier que les informations de votre profil (onglet "mes données") sont à jour notamment vos identifiant et e-mail Lyon 2
• le champ "téléphone professionnel" doit obligatoirement être complété, de préférence avec votre numéro de téléphone mobile
• quand toutes les données sont correctes et que le champ "téléphone professionnel" est complété, cliquer sur "synchroniser le profil" (bouton bleu rectangulaire en bas à droite)
• s'il y a des erreurs, demander les modifications au gestionnaire (ne pas modifier soi-même les champs erronés de son profil directement dans Notilus. Il faut modifier les informations dans Sifac sinon elles sont écrasées durant la mise à jour nocturne de Notilus)
• si votre situation change, signaler les nouveautés concernant vos informations de profil au gestionnaire (statut, adresse postale, RIB, etc.)

• cet onglet permet de réserver les prestations de transport & d'hébergement souhaitées
• vous devez accepter les pop-up dans votre navigateur pour accéder à la plateforme de réservation (la plateforme est appelée Goelett)
• effectuez vos réservations dans cet onglet seulement entre 7h et 14h du lundi au jeudi inclus afin que l’ensemble des valideurs du flux (jusqu’à 5 selon les missions) puissent valider dans les temps votre demande de réservation (par exemple : pour un billet d’avion, toutes les étapes de validation du flux doivent avoir lieu dans les 12h sinon la réservation "tombe" et il faudra procéder à une nouvelle réservation)

• au moment de la création de votre ordre de mission, veillez à anticiper l'ensemble de vos frais : repas, transports en commun, taxi, parking, inscription colloque/bibliothèque, etc.)
• attention les frais doivent être anticipés dans la limite de la politique de voyage Lyon 2 et du montant de l'aide accordée par le Conseil d'unité, les frais non prévus (repas, nuitées) doivent être dégrevés
• il vaut mieux prévoir plus de catégories de frais que nécessaire quitte à les supprimer ensuite au retour du déplacement
• a contrario les frais non anticipés lors de votre demande initiale sous Notilus ne pourront pas être ajoutés dans l'onglet "frais" à votre retour de déplacement (par exemple : si vous ne connaissez pas le prix des transports en commun de la ville dans laquelle vous vous rendez, il faut ajouter la catégorie de frais "transports en commun" et indiquer un petit montant provisoire (1 EUR), ce montant pourra ensuite être actualisé à votre retour de déplacement)
• l'état de frais au retour de votre déplacement reste traité par le gestionnaire financier du laboratoire
• important : la validation des temps et l'état de frais au retour de votre déplacement sont réalisés par le gestionnaire financier du laboratoire, veuillez prendre contact par e-mail avec le gestionnaire financier de l'unité à votre retour de mission pour transmission de vos justificatifs comptables
• pour information : à la demande du service ordonnateur, les pièces justificatives originales doivent encore être transmises au gestionnaire qui doit les conserver 10 ans, les justificatifs comptables qui n'ont pas d'existence physique (factures au format pdf) peuvent être transmis par e-mail

Formulaire FSD** (intranet) : Formulaire FSD sortants
**Le formulaire FSD est à compléter pour vos déplacements dans des pays dont la carte (choix du pays + onglet "sécurité") sur le site du MEAE comporte des zones jaune, orange ou rouge. Important : Formulaire à compléter et à retourner à la Fonctionnaire Sécurité Défense de l'université (FSD) en passant par votre gestionnaire financier AVANT toute création d'ordre de mission sous NOTILUS. Attention : le délai de traitement par la FSD est d'environ 1 mois.

Site du MEAE pour vérification des couleurs de la carte du pays de destination : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/